Программа по курсу: Архивное дело и номенклатура дел

I. Роль архива в деятельности организации 

1. Ключевые задачи архива

2. Особенности организации архива на предприятиях разных форм собственности 

3. Общие проблемы архивного хранения и способы их разрешения

4. Совершенствование работы оперативных бумажных архивов 

5. Нормативно-правовые базы в сфере архивного дела 

6. Внутренняя нормативная база архива 

7. Закон РК «О национальном архивном фонде и архивах» (Основные положения 22 декабря 1998 г.№326-1) 

8. Государственный стандарт СТ РК 1037-2001 9. «Делопроизводство и архивное дело» Термины и определения

II. Организация работы с документами

1. Основные группы документов

2. Классификация документов 

3. Этапы и порядок обработки каждой группы 

4. Учет документов. Требования к оформлению журнала учета

III. Общие требования к подготовке и оформлению документов

1. Виды бланков и требования к их оформлению 

2. Реквизиты документов, требования к оформлению реквизитов 

-Резолюция руководителя, виды согласования, грифы утверждения и согласования;

-Проставление и оформление на документе необходимых отметок: об исполнении, об исполнителе, о контроле, о согласовании, об ознакомлении, о направлении в дело. 

IV. Составление номенклатуры дел

1. Основные нормативные и методические документы о разработке номенклатуры дел. 

2. Типы и виды номенклатуры дел. 

3. Перечни документов с указанием сроков хранения.

4. Понятие, назначение и порядок разработки номенклатуры дел. 

5. Составление, оформление и ведение номенклатуры дел: структурных подразделений и сводной номенклатуры дел. 

6. Форма номенклатуры дел(предприятия и структурных подразделений) 

7. Основные правила формирования номенклатуры дел.

8. Порядок утверждения и введение в действие номенклатуры дел. 

V. Подготовка документов и дел к передаче в архив организации 

1. Дело, как упорядоченная совокупность документов определенного вида 

2. Правила формирования документов в дела (систематизация документов дела) 

3. Требования к оформлению дел для передачи их в архив организации: 

-нумерация листов дела;

-составление и оформление внутренней описи документов дела;

-составление заверительной надписи;

-переплет (подшивка дел);

-оформление обложек для постоянного и временного хранения.

VI. Правила оперативного хранения документов Организация оперативного хранения документов

1. Общие вопросы организации работы с делами 

2. Места и средства текущего хранения дел, их краткая характеристика

3. Особенности организации текущего хранения и учета электронных дел (документов)

4. Правила оперативного хранения дел.

5. Порядок обращения с делами в процессе хранения в структурном подразделении 

6. Выдача дел (документов), состоящих на текущем учете, во временное пользование 

7. Контроль наличия, движения и состояния дел (документов), состоящих на текущем хранении. 

VII. Архивная служба в организации

1. Общие вопросы организации подготовки дел (документов) к передаче в архив предприятия 

2. Порядок передачи дел на хранение в архив предприятия на государственное хранение 

3. Сроки хранения документов предприятия 

VIII. Экспертиза ценности и оценка значимости документов 

1. Сроки хранения документов 

2. Понятие, методика и порядок проведения экспертизы ценности документов 

3. Оформление результатов экспертизы 

4. Организация работы экспертной комиссии (ЭК)по рассмотрению итогов работы отбора дел к архивному хранению

5. Перечень документов с указанием сроков хранения

6. Документирование результатов экспертизы ценности 

7. Особенности экспертизы ценности и передачи вархив предприятия электронных документов (баз данных) 

8. Оформление дел для постоянного и длительного хранения

9. Составление и оформление описей дел: постоянного хранения и по личному составу 

IX. Организация оперативного хранения документов организации

1. Обеспечение сохранности документов 

2. Общие вопросы организации работы с делами 

3. Места и средства текущего хранения дел, их краткая характеристика

4. Требования к обеспечению сохранности документов организацией

5. Особенности организации текущего хранения и учета электронных дел, состоящих на текущем учете, во временное пользование

6. Контроль наличия, движения и состояния дел стоящих на текущем хранении.

X. Организация работы с делами состоящими на временном хранении в архиве организации 

1. Хранение в архиве организации 

2. Общие вопросы организации работы с делами состоящими на временном хранении в архиве организации

3. Эксплуатационные характеристики и оборудование хранилищ архива организации 

4. Основные требования к хранилищам, техническое оснащение архивохранилища 

XI. Организация хранения и обеспечение сохранности дел в архиве.

1. Создание оптимальных условий хранения документов

2. Комплексная характеристика режимов временного хранения дел. 

3. Порядок выдачи дел во временное пользование

4. Требование к ведению, учету и хранению дел.

5. Проведение проверок наличия и состояния дел. 

6. Подготовка дел к передаче на постоянное хранение.

7. Оформление документов и дел к уничтожению.

8. Составление описей дел и актов на уничтожение документов.

9. Прием-передача дел при смене заведующего архивом организации 

10. Исполнение запросов о подтверждении фактов трудового стажа, заработной платы. Архивные справки. Архивные выписки.

XII. Фондирование документов

1. Определение фондовой принадлежности документов 

2. Формирование фонда 

3. Определение хронологических границ документов фонда организации и крайних дат документов фонда.

4. Систематизация дел в пределах фонда организации 

XIII. Учетные документы и научно-справочный аппарат архива организации.

1. Учетные документы архива. Составление и ведение учетной документации 

2. Научно-справочный аппарат к документациям архива 

XIV. Организация повседневной деятельности архива предприятия

1. Общие вопросы организации повседневной деятельности архива предприятия

2. Место архива в организационной структуре предприятия и ее особенности 

3. Управление повседневной деятельностью архива предприятия

4. Планирование работы архива предприятия 

5. Разработка проекта плана архива 

6. Прием-передача дел архива предприятия. 

7. Основные направления повседневной деятельности архива предприятия.