Курсы Управление документацией и анализ данных. Архивное дело. Правовое соответствие документов. Бизнес-корреспонденция и составление эффективных писем в Астане — комплексная программа для специалистов, которым необходимо профессионально организовывать документооборот, контролировать движение документации, работать с архивными материалами, анализировать документированную информацию и составлять грамотную деловую корреспонденцию.
Программа объединяет несколько направлений профессиональной деятельности: современное делопроизводство, управление документацией, анализ данных, архивное хранение, проверку соответствия документов установленным требованиям и деловую переписку. Курсы Управление документацией и анализ данных. Архивное дело. Правовое соответствие документов. Бизнес-корреспонденция и составление эффективных писем в Астане построены с акцентом на практическое применение знаний в ежедневной работе.
ЦЕЛЬ КУРСА
Цель обучения — сформировать у слушателей комплексные навыки управления документацией на протяжении всего ее жизненного цикла: от подготовки и регистрации до исполнения, систематизации, хранения и архивной обработки.
В ходе обучения участники освоят методы анализа документированной информации, проверки правильности оформления документов, подготовки управленческой документации и создания профессиональной деловой переписки.
Особое внимание уделяется практическим инструментам, которые позволяют повысить качество документооборота, сократить количество ошибок и сделать административные процессы более организованными.
ДЛЯ КОГО ПРЕДНАЗНАЧЕНЫ КУРСЫ
Курсы Управление документацией и анализ данных. Архивное дело. Правовое соответствие документов. Бизнес-корреспонденция и составление эффективных писем в Астане предназначены для:
- делопроизводителей;
- специалистов канцелярии;
- офис-менеджеров;
- секретарей;
- помощников руководителей;
- архивариусов;
- специалистов кадровых служб;
- административных специалистов;
- сотрудников государственных организаций;
- специалистов по документационному обеспечению;
- работников, отвечающих за электронный документооборот;
- специалистов по контролю исполнения документов;
- сотрудников, ведущих деловую переписку;
- руководителей административных и офисных подразделений.
ЛЕКТОР
Практикующий специалист в области делопроизводства, документационного обеспечения, архивного дела и административного управления, имеющий практический опыт организации документооборота, оформления управленческих документов, работы с электронными системами, архивными материалами и деловой корреспонденцией.
Занятия проводятся на основе практических ситуаций, рабочих примеров, образцов документов и заданий, максимально приближенных к реальной деятельности специалистов.
РЕЗУЛЬТАТЫ ОБУЧЕНИЯ
После завершения курса слушатели смогут:
✔ организовывать систему документационного обеспечения управления;
✔ выстраивать последовательный документооборот организации;
✔ принимать, регистрировать и распределять документы;
✔ контролировать сроки исполнения поручений;
✔ оформлять организационно-распорядительную документацию;
✔ работать с бумажными и электронными документами;
✔ использовать электронную цифровую подпись и системы электронного документооборота;
✔ систематизировать документированную информацию;
✔ проводить анализ данных, содержащихся в документах и регистрационных формах;
✔ выявлять ошибки, дублирование и несоответствия;
✔ формировать аналитические таблицы и сводные показатели;
✔ разрабатывать номенклатуру дел;
✔ определять порядок формирования и хранения документов;
✔ готовить документы к передаче в архив;
✔ оформлять архивные дела;
✔ проверять правильность оформления документов;
✔ оценивать соответствие документа установленным требованиям;
✔ составлять деловые письма различного назначения;
✔ готовить служебные записки, справки, акты и протоколы;
✔ разрабатывать приказы и другие распорядительные документы;
✔ эффективно вести официальную переписку с организациями, партнерами и внутренними подразделениями.
ПРОГРАММА КУРСА
МОДУЛЬ 1. Современное управление документацией
- назначение системы управления документацией;
- основные процессы документационного обеспечения;
- функции делопроизводственной службы;
- распределение обязанностей между сотрудниками;
- классификация документации;
- жизненный цикл документа;
- бумажные и электронные документы;
- подлинники, копии и дубликаты;
- юридическое значение управленческой документации;
- организация работы с документами в подразделениях.
Практика: разработка схемы управления документацией организации.
МОДУЛЬ 2. Создание и оформление документов
- структура управленческого документа;
- основные реквизиты;
- оформление бланков;
- требования к тексту;
- подготовка проектов документов;
- согласование и визирование;
- подписание и утверждение;
- оформление приложений;
- требования к официально-деловому стилю;
- подготовка документов на государственном и русском языках;
- электронное оформление документа;
- выявление типичных ошибок.
Практика: подготовка и проверка управленческого документа.
МОДУЛЬ 3. Документооборот и контроль исполнения
- прием входящей корреспонденции;
- обработка исходящих документов;
- внутренний документооборот;
- регистрация документов;
- регистрационные номера и индексы;
- распределение документов;
- назначение исполнителей;
- установление сроков;
- контроль исполнения;
- снятие документов с контроля;
- организация текущего хранения;
- электронные системы документооборота.
Практика: регистрация документа и построение полного маршрута его исполнения.
МОДУЛЬ 4. Анализ данных в документационной работе
- роль анализа данных в административной деятельности;
- структурирование информации;
- классификация документированных данных;
- проверка полноты и достоверности информации;
- выявление повторяющихся записей;
- анализ сроков исполнения;
- оценка документооборота подразделения;
- формирование статистики;
- сводные таблицы;
- основные аналитические показатели;
- подготовка отчетной информации для руководства;
- использование Excel при анализе документации.
Практика: обработка массива документов и создание аналитической таблицы.
МОДУЛЬ 5. Архивное дело и номенклатура дел
- назначение номенклатуры дел;
- структура номенклатуры;
- разработка номенклатуры организации;
- формирование заголовков дел;
- индексация;
- систематизация документов;
- определение сроков хранения;
- экспертиза ценности;
- внесение изменений в номенклатуру;
- подготовка итоговой записи;
- распределение документов по делам.
Практика: разработка фрагмента номенклатуры дел организации.
МОДУЛЬ 6. Организация архивного хранения
- подготовка документов к архивному хранению;
- формирование дел;
- порядок систематизации документов;
- оформление обложки дела;
- внутренняя опись;
- лист-заверитель;
- проверка состава дела;
- передача документации в архив;
- учет архивных материалов;
- обеспечение сохранности;
- предоставление архивных документов для использования;
- подготовка документов с истекшими сроками хранения.
Практика: оформление дела для передачи в архив.
МОДУЛЬ 7. Правовое соответствие документации
- требования законодательства Республики Казахстан к управленческим документам;
- юридическая значимость документов;
- обязательные реквизиты;
- проверка правильности оформления;
- соответствие внутренним нормативным документам;
- выявление несоответствий;
- корректировка ошибок;
- контроль актуальности документации;
- согласование документов;
- риски ненадлежащего оформления;
- документирование результатов проверки.
Практика: проведение комплексной проверки документов и подготовка рекомендаций по исправлению выявленных недостатков.
МОДУЛЬ 8. Бизнес-корреспонденция
- основные виды деловой переписки;
- служебные письма;
- информационные письма;
- запросы;
- ответы на обращения;
- сопроводительные письма;
- письма-претензии;
- уведомления;
- структура делового письма;
- формулирование цели сообщения;
- логика и последовательность текста;
- официальный деловой стиль;
- корректное изложение просьб и требований;
- электронная переписка;
- распространенные ошибки.
Практика: подготовка деловых писем для различных профессиональных ситуаций.
МОДУЛЬ 9. Информационно-справительная документация
- справки;
- акты;
- протоколы;
- выписки;
- служебные записки;
- докладные записки;
- объяснительные записки;
- информационные материалы;
- структура и содержание документов;
- оформление и регистрация;
- хранение информационно-справительной документации.
Практика: подготовка акта, протокола, справки и служебной записки.
МОДУЛЬ 10. Распорядительная документация
- виды распорядительных документов;
- приказы;
- распоряжения;
- решения;
- указания;
- структура приказа;
- подготовка проекта;
- согласование документа;
- подписание;
- регистрация;
- доведение до исполнителей;
- контроль выполнения;
- подготовка выписок;
- хранение распорядительных документов.
Практика: составление приказа и подготовка выписки из него.
ПРАКТИЧЕСКАЯ ЧАСТЬ
На протяжении обучения слушатели выполняют практические задания:
- организуют движение документа;
- регистрируют входящую и исходящую корреспонденцию;
- оформляют управленческие документы;
- проверяют документы на соответствие установленным требованиям;
- анализируют документированные данные;
- создают сводные аналитические таблицы;
- разрабатывают номенклатуру дел;
- формируют архивное дело;
- составляют деловые письма;
- подготавливают акты и протоколы;
- оформляют приказы и служебные записки;
- моделируют работу с электронным документооборотом;
- готовят итоговые аналитические материалы.
ИТОГОВЫЙ ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ
В рамках курсов Управление документацией и анализ данных. Архивное дело. Правовое соответствие документов. Бизнес-корреспонденция и составление эффективных писем в Астане участник выполняет комплексное задание, включающее:
- Создание управленческого документа.
- Проверку его оформления.
- Регистрацию.
- Направление исполнителю.
- Контроль исполнения.
- Анализ содержащейся информации.
- Систематизацию документа.
- Определение места в номенклатуре дел.
- Формирование дела.
- Подготовку документации к хранению.
Отдельная часть итогового задания предусматривает разработку эффективного делового письма по заданной рабочей ситуации.
ФОРМАТ ОБУЧЕНИЯ
- теоретические занятия;
- практическая работа с документами;
- анализ рабочих ситуаций;
- решение практических кейсов;
- работа с электронными документами;
- работа с аналитическими таблицами;
- подготовка деловой корреспонденции;
- разработка номенклатуры дел;
- формирование архивных дел;
- итоговый практический проект.
СЕРТИФИКАТ
После успешного завершения обучения участнику выдается сертификат о прохождении курса.