Курс управление документацией, архивное дело и деловая корреспонденция в Астане — практико-ориентированная программа для специалистов, которые отвечают за создание, оформление, регистрацию, движение, хранение и архивирование документов организации. Особое внимание уделяется правильному оформлению документов, контролю их исполнения, работе с электронным документооборотом и подготовке профессиональной деловой корреспонденции.
Курсы управление документацией, архивное дело и деловая корреспонденция в Астане позволяют комплексно изучить весь жизненный цикл документа: от подготовки и согласования до регистрации, исполнения, формирования дела и передачи документов на хранение. Участники также освоят практические инструменты составления приказов, актов, протоколов, справок и эффективных деловых писем.
Программа курса управление документацией, архивное дело и деловая корреспонденция в Астане ориентирована на применение полученных знаний непосредственно в работе организации и включает практические задания с различными видами управленческих документов.
ЦЕЛЬ КУРСА
Сформировать практические навыки организации документационного обеспечения управления, ведения документооборота, архивного хранения, разработки номенклатуры дел и подготовки юридически корректных и эффективных деловых документов.
В рамках обучения участники научатся:
- организовывать систему документооборота;
- оформлять управленческие документы;
- применять требования законодательства Республики Казахстан к документам;
- регистрировать входящие, исходящие и внутренние документы;
- организовывать контроль исполнения;
- работать с электронными документами и ЭЦП;
- использовать системы электронного документооборота;
- разрабатывать номенклатуру дел;
- определять сроки хранения документов;
- формировать дела и подготавливать их к архивному хранению;
- составлять приказы, акты, протоколы и справки;
- готовить профессиональные деловые письма;
- обеспечивать системность и правовое соответствие документации.
ДЛЯ КОГО ПРЕДНАЗНАЧЕН КУРС
Курс будет полезен:
- делопроизводителям;
- специалистам по документационному обеспечению;
- архивариусам;
- офис-менеджерам;
- секретарям;
- помощникам руководителей;
- специалистам кадровых служб;
- административным специалистам;
- государственным и гражданским служащим;
- специалистам по документообороту;
- руководителям канцелярий;
- работникам, ответственным за архив;
- сотрудникам, ведущим деловую переписку.
ЛЕКТОР
Практикующий специалист в области делопроизводства, управления документацией и архивного дела, имеющий опыт организации документооборота, подготовки управленческих документов, архивного хранения и деловой корреспонденции.
Обучение проводится на основе практических ситуаций, образцов документов и заданий, максимально приближенных к рабочим задачам.
ПРОГРАММА КУРСА
МОДУЛЬ 1. Документационное обеспечение управления
- цели и задачи делопроизводства;
- функции документационного обеспечения управления;
- организация системы документооборота;
- нормативно-правовая база Республики Казахстан;
- основные нормативно-методические требования;
- основные виды управленческих документов;
- подлинник, копия, дубликат, электронный документ;
- электронная цифровая подпись;
- жизненный цикл управленческого документа.
Практика: разработка схемы документооборота организации.
МОДУЛЬ 2. Подготовка и оформление управленческих документов
- требования к оформлению документов;
- бланки организации;
- реквизиты документов;
- структура и содержание управленческого документа;
- юридическая значимость реквизитов;
- согласование документов;
- подписание и утверждение;
- оформление приложений;
- требования к деловому стилю;
- работа с электронными документами;
- табель и Альбом форм управленческих документов.
Практика: оформление организационно-распорядительных документов.
МОДУЛЬ 3. Организация документооборота
- классификация документов;
- входящие документы;
- исходящие документы;
- внутренние документы;
- прием и первичная обработка корреспонденции;
- регистрация документов;
- регистрационные формы;
- журналы и карточки регистрации;
- маршрутизация документов;
- контроль исполнения поручений;
- сроки исполнения;
- снятие документов с контроля;
- использование ЭЦП;
- работа в системах электронного документооборота.
Практика: регистрация документов и организация контроля исполнения.
МОДУЛЬ 4. Номенклатура дел и архивное дело
- понятие и назначение номенклатуры дел;
- виды номенклатуры;
- структура номенклатуры дел;
- индексация дел;
- формулирование заголовков дел;
- определение сроков хранения;
- использование перечней документов;
- согласование и утверждение номенклатуры;
- внесение изменений;
- итоговая запись;
- подготовка номенклатуры на следующий период.
Практика: разработка номенклатуры дел организации.
МОДУЛЬ 5. Формирование и хранение документов
- формирование документов в дела;
- систематизация документов;
- оформление обложки дела;
- подготовка дел к архивному хранению;
- оперативное хранение документов;
- передача дел в архив;
- учет архивных документов;
- проверка наличия документов;
- определение документов с истекшими сроками хранения;
- подготовка документов к уничтожению;
- оформление соответствующих актов.
Практика: формирование дела и подготовка документов к архивному хранению.
✉️ МОДУЛЬ 6. Бизнес-корреспонденция и эффективные деловые письма
- роль деловой переписки в деятельности организации;
- виды деловых писем;
- информационные письма;
- сопроводительные письма;
- запросы и ответы на запросы;
- письма-претензии;
- письма-напоминания;
- письма-подтверждения;
- структура эффективного делового письма;
- тема и цель письма;
- деловой тон и корректные формулировки;
- краткость и ясность текста;
- работа с возражениями в переписке;
- типичные ошибки деловой коммуникации.
Практика: подготовка эффективных деловых писем для различных рабочих ситуаций.
МОДУЛЬ 7. Информационно-справительные документы
- акты;
- протоколы;
- выписки из протоколов;
- справки;
- служебные записки;
- докладные записки;
- объяснительные документы;
- информационные документы;
- требования к содержанию и оформлению;
- регистрация и хранение информационно-справительных документов.
Практика: составление акта, протокола, справки и служебной записки.
МОДУЛЬ 8. Распорядительные документы
- понятие распорядительных документов;
- виды приказов;
- организационные и распорядительные приказы;
- подготовка проекта приказа;
- структура и реквизиты приказа;
- согласование и подписание;
- регистрация приказов;
- доведение приказов до работников;
- контроль исполнения;
- оформление выписок;
- исправление ошибок в документах;
- систематизация и хранение приказов.
Практика: подготовка приказа и выписки из приказа.
⚖️ МОДУЛЬ 9. Правовое соответствие и качество документов
- требования к содержанию управленческих документов;
- юридически значимые реквизиты;
- проверка документа перед подписанием;
- соответствие документа установленным требованиям;
- выявление ошибок и противоречий;
- корректность формулировок;
- согласование документа с ответственными подразделениями;
- контроль версий;
- порядок внесения исправлений;
- ответственность за ненадлежащее оформление и хранение документов.
Практика: проведение проверки документа и выявление ошибок в его оформлении.
МОДУЛЬ 10. Электронный документооборот и цифровые документы
- электронный документ;
- ЭЦП и ее использование;
- электронная регистрация документов;
- согласование документов в электронной форме;
- электронные маршруты;
- контроль исполнения;
- электронное хранение;
- поиск документов;
- разграничение доступа;
- защита документированной информации;
- особенности электронного и гибридного документооборота.
Практика: построение электронного маршрута документа.
ПРАКТИЧЕСКИЙ БЛОК
В ходе курса управление документацией, архивное дело и деловая корреспонденция в Астане участники выполняют практические задания:
- разрабатывают схему документооборота;
- оформляют управленческие документы;
- регистрируют входящие и исходящие документы;
- устанавливают контрольные сроки;
- разрабатывают номенклатуру дел;
- формируют дела;
- определяют сроки хранения;
- подготавливают документы к архивному хранению;
- составляют приказы;
- оформляют протоколы и акты;
- готовят служебные записки и справки;
- составляют деловые письма;
- проверяют документы на соответствие требованиям;
- моделируют электронный документооборот.
ИТОГОВЫЙ ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ
Участник проходит полный цикл работы с управленческой документацией:
- Определяет виды документов организации.
- Разрабатывает схему документооборота.
- Оформляет входящий и исходящий документ.
- Организует регистрацию.
- Определяет порядок контроля исполнения.
- Разрабатывает номенклатуру дел.
- Формирует документы в дела.
- Определяет сроки хранения.
- Подготавливает дело к архивному хранению.
- Составляет приказ.
- Оформляет протокол и акт.
- Готовит служебную записку.
- Составляет эффективное деловое письмо.
- Проводит проверку документа на соответствие установленным требованиям.
РЕЗУЛЬТАТЫ ОБУЧЕНИЯ
После завершения курса управление документацией, архивное дело и деловая корреспонденция в Астане участники смогут:
✔ организовывать эффективный документооборот;
✔ оформлять управленческие документы;
✔ применять нормативные требования Республики Казахстан;
✔ регистрировать и контролировать исполнение документов;
✔ работать с электронным документооборотом и ЭЦП;
✔ разрабатывать номенклатуру дел;
✔ определять сроки хранения документов;
✔ формировать и передавать дела в архив;
✔ организовывать архивное хранение;
✔ составлять приказы, акты, протоколы и справки;
✔ писать профессиональные деловые письма;
✔ проверять документы на соответствие установленным требованиям;
✔ повышать качество и эффективность документационного обеспечения организации.
ФОРМАТ ОБУЧЕНИЯ
- теоретические занятия;
- практическая работа с документами;
- разбор рабочих ситуаций;
- анализ образцов документов;
- практические задания;
- работа с электронным документооборотом;
- составление деловых писем;
- разработка номенклатуры дел;
- архивная практика;
- итоговый практический проект.
ИТОГОВЫЙ ДОКУМЕНТ
По окончании обучения выдается сертификат.