Курс архивное дело и номенклатура дел в Астане — практическая программа для специалистов, отвечающих за организацию архивного хранения, ведение документации и подготовку документов к передаче в архив. В ходе обучения слушатели изучат порядок формирования дел, разработки номенклатуры, определения сроков хранения и оформления архивных документов с учетом требований Республики Казахстан.
Курсы архивное дело и номенклатура дел в Астане помогут систематизировать работу с документами организации, правильно формировать дела, проводить экспертизу их ценности, составлять описи и организовывать передачу документов на архивное хранение.
Программа курса архивное дело и номенклатура дел в Астане сочетает изучение нормативных требований с практической подготовкой документов: номенклатуры дел, описей, актов, архивных справок и документов экспертной комиссии.
ЦЕЛЬ КУРСА
Сформировать практические навыки организации архивного дела в организации, разработки и ведения номенклатуры дел, формирования архивных документов, определения сроков хранения, проведения экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов.
В ходе обучения участники научатся:
- организовывать архив организации;
- разрабатывать номенклатуру дел;
- правильно формировать дела;
- определять сроки хранения документов;
- проводить экспертизу ценности документов;
- подготавливать документы к передаче в архив;
- составлять описи дел;
- организовывать работу экспертной комиссии;
- оформлять акты о выделении документов к уничтожению;
- готовить архивные справки, копии и выписки;
- организовывать учет и поиск архивных документов;
- работать с бумажными и электронными документами.
ДЛЯ КОГО ПРЕДНАЗНАЧЕН КУРС
Курс будет полезен:
- архивариусам;
- специалистам по делопроизводству;
- делопроизводителям;
- офис-менеджерам;
- секретарям;
- специалистам административных подразделений;
- специалистам по кадровому делопроизводству;
- руководителям канцелярий;
- специалистам по документообороту;
- сотрудникам государственных и коммерческих организаций;
- работникам, ответственным за архив;
- членам экспертных комиссий;
- специалистам, участвующим в формировании и хранении документов.
ЛЕКТОР
Практикующий специалист в области архивного дела, делопроизводства и управления документацией, имеющий опыт организации архивного хранения, разработки номенклатуры дел и подготовки документов в соответствии с нормативными требованиями Республики Казахстан.
Обучение проводится с использованием практических примеров, образцов документов и ситуационных заданий.
ПРОГРАММА КУРСА
⚖️ МОДУЛЬ 1. Законодательство и нормативные требования в архивном деле
- законодательные основы архивного дела в Республике Казахстан;
- нормативные требования к архивному хранению;
- основные понятия и терминология;
- требования к организации работы с архивными документами;
- ответственность за сохранность документов;
- требования к документам постоянного и временного хранения;
- современные подходы к организации архивной работы;
- особенности работы с бумажными и электронными документами.
Практика: анализ нормативных требований и определение основных задач архива организации.
МОДУЛЬ 2. Организация архива организации
- задачи и функции архива;
- создание архива организации;
- структура архивной службы;
- организация работы архивариуса;
- требования к архивному помещению;
- оборудование архивохранилища;
- условия хранения документов;
- температурно-влажностный режим;
- обеспечение безопасности документов;
- учет и контроль архивных материалов.
Практика: разработка схемы организации архива предприятия.
МОДУЛЬ 3. Организационные документы архива
- положение об архиве;
- приказ о назначении ответственного лица;
- должностные обязанности архивариуса;
- организация работы ответственных подразделений;
- распределение полномочий;
- ответственность за сохранность документов;
- порядок взаимодействия архива со структурными подразделениями;
- внутренние документы архивной службы.
Практика: подготовка комплекта организационных документов архива.
МОДУЛЬ 4. Формирование и оформление дел
- понятие дела;
- принципы формирования документов в дела;
- систематизация документов;
- хронологический и структурный порядок;
- группировка документов;
- оформление обложки дела;
- нумерация листов;
- внутренние описи;
- заверительные надписи;
- подготовка дел к архивному хранению.
Практика: формирование и оформление дела для передачи в архив.
⏳ МОДУЛЬ 5. Сроки хранения и экспертиза ценности документов
- понятие срока хранения;
- постоянное и временное хранение;
- использование перечней документов со сроками хранения;
- определение сроков хранения различных категорий документов;
- экспертиза ценности документов;
- критерии определения исторической, практической и информационной ценности;
- отбор документов на хранение;
- выявление документов с истекшими сроками хранения.
Практика: определение сроков хранения и проведение экспертизы ценности документов.
МОДУЛЬ 6. Описи дел и экспертная комиссия
- назначение описи дел;
- виды описей;
- составление описей дел постоянного хранения;
- составление описей дел временного хранения;
- порядок систематизации дел;
- организация работы экспертной комиссии;
- полномочия экспертной комиссии;
- оформление протоколов;
- согласование и утверждение результатов экспертизы.
Практика: составление описи дел и подготовка документов экспертной комиссии.
МОДУЛЬ 7. Номенклатура дел организации
- понятие и назначение номенклатуры дел;
- значение номенклатуры в системе документооборота;
- виды номенклатуры дел;
- структура номенклатуры;
- определение индексов дел;
- формулирование заголовков дел;
- определение сроков хранения;
- заполнение граф номенклатуры;
- согласование номенклатуры;
- утверждение номенклатуры;
- внесение изменений и дополнений;
- актуализация номенклатуры;
- особенности электронных и гибридных дел.
Практика: разработка номенклатуры дел организации на основе реальных направлений деятельности.
МОДУЛЬ 8. Выделение документов к уничтожению
- выявление документов с истекшими сроками хранения;
- проведение экспертизы перед уничтожением;
- порядок отбора документов;
- оформление акта о выделении документов к уничтожению;
- согласование документов;
- способы уничтожения документов;
- требования к обеспечению конфиденциальности;
- документальное подтверждение уничтожения.
Практика: подготовка акта о выделении документов к уничтожению.
МОДУЛЬ 9. Архивные справки и использование документов
- порядок работы с архивными запросами;
- поиск необходимых документов;
- подготовка архивных справок;
- оформление архивных копий;
- подготовка выписок;
- подтверждение сведений архивными документами;
- регистрация и учет запросов;
- информационно-справочная работа;
- ведение архивных указателей;
- порядок выдачи документов во временное пользование.
Практика: подготовка архивной справки и выполнение архивного запроса.
МОДУЛЬ 10. Электронный архив и цифровое хранение документов
- особенности электронных документов;
- организация электронного архива;
- электронные дела;
- электронные образы документов;
- структурирование электронных архивов;
- поиск и идентификация документов;
- контроль доступа;
- резервное копирование;
- защита архивной информации;
- особенности гибридного документооборота.
Практика: разработка структуры электронного архива организации.
ПРАКТИЧЕСКИЙ БЛОК
В ходе курса архивное дело и номенклатура дел в Астане участники выполняют практические задания:
- формируют архив организации;
- разрабатывают структуру архива;
- готовят положение об архиве;
- формируют дела;
- оформляют обложки дел;
- определяют сроки хранения;
- проводят экспертизу ценности;
- составляют номенклатуру дел;
- формируют описи;
- готовят документы экспертной комиссии;
- оформляют акт о выделении документов к уничтожению;
- составляют архивные справки;
- выполняют архивные запросы;
- разрабатывают структуру электронного архива.
ИТОГОВЫЙ ПРАКТИЧЕСКИЙ ПРОЕКТ
Участник разрабатывает комплект документов для организации архивной работы:
- Определяет структуру архива.
- Формирует перечень документов организации.
- Разрабатывает номенклатуру дел.
- Определяет сроки хранения.
- Формирует дела.
- Проводит экспертизу ценности.
- Составляет опись дел.
- Подготавливает документы экспертной комиссии.
- Формирует акт на уничтожение документов.
- Разрабатывает порядок передачи дел в архив.
- Подготавливает архивную справку.
- Разрабатывает структуру электронного архива.
РЕЗУЛЬТАТЫ ОБУЧЕНИЯ
После завершения курса архивное дело и номенклатура дел в Астане участники смогут:
✔ организовывать архив организации;
✔ применять требования законодательства Республики Казахстан в архивной работе;
✔ разрабатывать и вести номенклатуру дел;
✔ правильно формировать и оформлять дела;
✔ определять сроки хранения документов;
✔ проводить экспертизу ценности документов;
✔ составлять описи дел;
✔ организовывать работу экспертной комиссии;
✔ оформлять документы на уничтожение;
✔ подготавливать архивные справки, копии и выписки;
✔ обеспечивать учет и сохранность документов;
✔ организовывать работу с электронными архивами;
✔ выстраивать системную работу с архивными документами.
ФОРМАТ ОБУЧЕНИЯ
- теоретические занятия;
- практическая работа с документами;
- разбор ситуационных задач;
- работа с образцами документов;
- разработка номенклатуры дел;
- формирование архивных дел;
- составление описей и актов;
- практическая работа с архивными запросами;
- итоговый практический проект.
ИТОГОВЫЙ ДОКУМЕНТ
По окончании обучения выдается сертификат.